1.
Tema:
Kesuksesan implementasi strategi Perusahaan / Institusi berawal dari
kecermatan dalam penyusunan rencana pengendalian proyek.
2.
Diskripsi umum:
Berbagai isu tentang kinerja Perusahaan / Instansi yang mengemuka ke
permukaan dapat dilihat dari pemilihan strategi dan implementasinya. Proyek berfungsi
untuk menjembatani strategi yang dipilih dengan operasi (implementasi) untuk
mencapai target pertumbuhan yang diharapkan. Pertumbuhan suatu Perusahaan /
Instansi berawal dari kesuksesan dalam pengelolaan proyek-proyeknya guna menghasilkan
produk atau jasa lebih cepat, lebih berkualitas, dan lebih efisien yang menjadikannya
unggul dari pesaing sesuai tingkatannya. Perusahaan bertanggungjawab pada pertumbuhan
usahanya. Instansi bertanggungjawab pada pertumbuhan industri yang dikelolanya.
Walau demikian kita masih menemukan sejumlah proyek yang tidak dikelola
dengan semestinya dan bahkan telah cacat sejak saat berada di fase pemilihan. Hal
yang sering disorot adalah sejumlah proyek yang dijalankan tidak sejalan dengan
strategi organisasi.
Dampak keduanya sangat jelas. Selain menghambur-hamburkan waktu, tenaga,
dan sumberdaya ekonomi yang harus disadari terbatas, hal tersebut juga menambah
beban dan risiko bagi para pelaksana selain menimbulkan perasaan tidak nyaman. Disinilah
pentingnya perencanaan pengendalian. Asumsi yang digunakan dalam tugas ini adalah
strategi yang dipilih Perusahaan / Instansi sudah benar.
Tujuan penulisan Big Paper 2012 kali ini adalah berlatih untuk menilai
tujuan strategis dari sebuah proyek yang dijalankan dan merancang sistem
pengendaliannya bagi kepentingan manajemen puncak. Metode pengendalian
yang dipilih harus mengandung kriteria: efektif dalam arti dapat
menurunkan tingkat risiko (memperbesar peluang sukses), simpel sehingga mudah
dijalankan (tidak membingungkan), dan efisien agar tidak membebani anggaran.
3.
Tugas:
Big Paper ini merupakan tugas individu yang diserahkan selambat-lambatnya 2 (dua)
minggu setelah jadwal UAS mata kuliah ini. Keterlambatan dalam penyerahan akan
dikenakan pengurangan nilai sebesar 20% per hari.
Tugas ini terdiri dari 2 bagian, yaitu bagian pertama yang menilai
kesesuaian proyek yang dipilih dengan strategi Perusahaan / Instansi yang
dijalankan. Anda bebas memilih metode yang akan digunakan menjawab tujuan
tersebut.
Bagian kedua adalah proposal hasil rancangan yang Anda ajukan untuk
pengendalian proyek tersebut baik yang telah selesai dikerjakan, sedang
dilaksanakan, atau yang masih dalam perencanaan.
Bagi yang memilih proyek yang telah selesai, Anda diminta untuk
mengungkapkan kinerja proyek yang sesungguhnya (nama proyek boleh disamarkan)
dan rancangan Anda bertujuan agar hal tersebut tidak terulang di masa yang akan
datang. Bagi jenis lainnya, Anda diminta untuk mengungkap risiko utama yang
dihadapi manajemen dan rencana mitigasinya.
4.
Struktur Penulisan:
Big Paper ini sebaiknya mengikuti struktur penulisan ilmiah yang umum digunakan
seperti:
a)
Judul
b)
Kata Pengantar
c)
Daftar Isi
d)
Daftar Gambar
e)
Daftar Tabel
f)
Abstrak
g)
Bab 1: Pendahuluan
h)
Bab 2: Landasan Teori
i)
Bab 3: Pengenalan tentang Perusahaan / Instansi
dan Proyek
j)
Bab 4: Fakta dan Hasil Analisis
k)
Bab 5: Kesimpulan dan Penutup
l)
Daftar Pustaka
5.
Panduan:
Fokus utama Big Paper kali ini adalah menilai kesusuian proyek
dengan strategi yang dijalankan serta membangun rencana pengendalian yang
efektif, efisien, dan mudah untuk diimplementasikan.
Lihatlah dari kepentingan manajemen puncak. Hindari kompleksitas. Disarankan
untuk menghindari pembahasan yang sangat teknis dan detail. Gunakan kerangka
yang dikembangkan di kelas yang berangkat dari main deliverable, milestones,
main resources, main activities, scope of work, perhitungan
kemajuan pekerjaan dan lain sebagainya.
Hal penting yang perlu diutarakan dalam pemilihan proyek diantaranya
adalah:
a)
Strategi Perusahaan / Instansi yang relevan dengan
proyek yang dipilih
b)
Siapa yang membuat usulan proyek dan siapa yang
memutuskan
c)
Bagaimana hasil implementasi proyek sejenis pada periode
sebelumnya
d)
Implikasi proyek pada point (c) terhadap kinerja
atau keunggulan saat ini
e)
Kesimpulan dan usulan perbaikan
Hal penting yang perlu diutarakan dalam rencana pengendalian di tingkat
implementasi antara lain adalah:
a)
Objektif yang diharapkan Perusahaan / Iinstansi terhadap
proyek yang dijalankan
b)
Karakteristik proyek yang dijalankan
c)
Objektif proyek bagi Tim Proyek
d)
Lima risiko utama proyek dan rencana mitigasinya
e)
Strategi pengendalian
f)
Master schedule (schedule for main
activities)
g)
Milestones (important dates)
h) Main
deliverables
i)
Main resources
j)
Struktur organisasi proyek dan posisi proyek di
induk organisasi
k)
Kurva-kurva pengendalian
l)
Jadwal: aktivitas yang lebih rinci untuk
memudahkan pengendalian
m)
Jadwal SDM kunci (termasuk gambaran beban
kerjanya)
n)
Dan informasi lain yang dianggap perlu.
6. Ketentuan
dan Batasan:
Big Paper 2012 memiliki ketentuan dan batasan sebagai berikut:
a)
Maksimum 40 halaman termasuk lampiran-lampiran
b)
Berupa hardcopy (dijilid rapi), dikumpulkan di
sekretariat dan softcopy (DOC/DOCX dan PDF, dikumpulkan di ketua kelas)
c)
Objektif dan merupakan karya sendiri
d)
Font: Times New Roman dengan ukuran 12 dengan 1,5
spasi
e)
Jarak antar paragraph 1 spasi
f)
Hindari plagiasi (bagi yang melanggar akan
dikenakan sanksi sesuai ketentuan).
7. Penilaian:
Penilaian memperhatikan hal-hal sebagai berikut
a)
Kerapihan dan kemampuan menulis (jelas, singkat,
menguasai teori) – bobot 40%
b)
Kesesuaian dengan tujuan (menjawab tujuan) dan ruang
lingkup (kesesuaian strategi dan pengendalian proyek) – bobot 40%
c)
Kesesuaian dengan struktur penulisan – bobot
20%
Selamat bekerja dan semoga bermanfaat.
