BIG PAPER Project Management 2012

1.      Tema:

Kesuksesan implementasi strategi Perusahaan / Institusi berawal dari kecermatan dalam penyusunan rencana pengendalian proyek.

2.      Diskripsi umum:

Berbagai isu tentang kinerja Perusahaan / Instansi yang mengemuka ke permukaan dapat dilihat dari pemilihan strategi dan implementasinya. Proyek berfungsi untuk menjembatani strategi yang dipilih dengan operasi (implementasi) untuk mencapai target pertumbuhan yang diharapkan. Pertumbuhan suatu Perusahaan / Instansi berawal dari kesuksesan dalam pengelolaan proyek-proyeknya guna menghasilkan produk atau jasa lebih cepat, lebih berkualitas, dan lebih efisien yang menjadikannya unggul dari pesaing sesuai tingkatannya. Perusahaan bertanggungjawab pada pertumbuhan usahanya. Instansi bertanggungjawab pada pertumbuhan industri yang dikelolanya.

Walau demikian kita masih menemukan sejumlah proyek yang tidak dikelola dengan semestinya dan bahkan telah cacat sejak saat berada di fase pemilihan. Hal yang sering disorot adalah sejumlah proyek yang dijalankan tidak sejalan dengan strategi organisasi.

Dampak keduanya sangat jelas. Selain menghambur-hamburkan waktu, tenaga, dan sumberdaya ekonomi yang harus disadari terbatas, hal tersebut juga menambah beban dan risiko bagi para pelaksana selain menimbulkan perasaan tidak nyaman. Disinilah pentingnya perencanaan pengendalian. Asumsi yang digunakan dalam tugas ini adalah strategi yang dipilih Perusahaan / Instansi sudah benar.

Tujuan penulisan Big Paper 2012 kali ini adalah berlatih untuk menilai tujuan strategis dari sebuah proyek yang dijalankan dan merancang sistem pengendaliannya bagi kepentingan manajemen puncak. Metode pengendalian yang dipilih harus mengandung kriteria: efektif dalam arti dapat menurunkan tingkat risiko (memperbesar peluang sukses), simpel sehingga mudah dijalankan (tidak membingungkan), dan efisien agar tidak membebani anggaran.

3.      Tugas:

Big Paper ini merupakan tugas individu yang diserahkan selambat-lambatnya 2 (dua) minggu setelah jadwal UAS mata kuliah ini. Keterlambatan dalam penyerahan akan dikenakan pengurangan nilai sebesar 20% per hari.

Tugas ini terdiri dari 2 bagian, yaitu bagian pertama yang menilai kesesuaian proyek yang dipilih dengan strategi Perusahaan / Instansi yang dijalankan. Anda bebas memilih metode yang akan digunakan menjawab tujuan tersebut.

Bagian kedua adalah proposal hasil rancangan yang Anda ajukan untuk pengendalian proyek tersebut baik yang telah selesai dikerjakan, sedang dilaksanakan, atau yang masih dalam perencanaan.

Bagi yang memilih proyek yang telah selesai, Anda diminta untuk mengungkapkan kinerja proyek yang sesungguhnya (nama proyek boleh disamarkan) dan rancangan Anda bertujuan agar hal tersebut tidak terulang di masa yang akan datang. Bagi jenis lainnya, Anda diminta untuk mengungkap risiko utama yang dihadapi manajemen dan rencana mitigasinya.

4.      Struktur Penulisan:

Big Paper ini sebaiknya mengikuti struktur penulisan ilmiah yang umum digunakan seperti:

a)      Judul

b)      Kata Pengantar

c)      Daftar Isi

d)      Daftar Gambar

e)      Daftar Tabel

f)       Abstrak

g)      Bab 1: Pendahuluan

h)      Bab 2: Landasan Teori

i)        Bab 3: Pengenalan tentang Perusahaan / Instansi dan Proyek

j)        Bab 4: Fakta dan Hasil Analisis

k)      Bab 5: Kesimpulan dan Penutup

l)        Daftar Pustaka

5.      Panduan:

Fokus utama Big Paper kali ini adalah menilai kesusuian proyek dengan strategi yang dijalankan serta membangun rencana pengendalian yang efektif, efisien, dan mudah untuk diimplementasikan.

Lihatlah dari kepentingan manajemen puncak. Hindari kompleksitas. Disarankan untuk menghindari pembahasan yang sangat teknis dan detail. Gunakan kerangka yang dikembangkan di kelas yang berangkat dari main deliverable, milestones, main resources, main activities, scope of work, perhitungan kemajuan pekerjaan dan lain sebagainya.

Hal penting yang perlu diutarakan dalam pemilihan proyek diantaranya adalah:

a)      Strategi Perusahaan / Instansi yang relevan dengan proyek yang dipilih

b)      Siapa yang membuat usulan proyek dan siapa yang memutuskan

c)      Bagaimana hasil implementasi proyek sejenis pada periode sebelumnya

d)      Implikasi proyek pada point (c) terhadap kinerja atau keunggulan saat ini

e)      Kesimpulan dan usulan perbaikan

Hal penting yang perlu diutarakan dalam rencana pengendalian di tingkat implementasi antara lain adalah:

a)      Objektif yang diharapkan Perusahaan / Iinstansi terhadap proyek yang dijalankan

b)      Karakteristik proyek yang dijalankan

c)      Objektif proyek bagi Tim Proyek

d)      Lima risiko utama proyek dan rencana mitigasinya

e)      Strategi pengendalian

f)       Master schedule (schedule for main activities)

g)      Milestones (important dates)

h)      Main deliverables

i)        Main resources

j)        Struktur organisasi proyek dan posisi proyek di induk organisasi

k)      Kurva-kurva pengendalian

l)        Jadwal: aktivitas yang lebih rinci untuk memudahkan pengendalian

m)    Jadwal SDM kunci (termasuk gambaran beban kerjanya)

n)      Dan informasi lain yang dianggap perlu.

6.      Ketentuan dan Batasan:

Big Paper 2012 memiliki ketentuan dan batasan sebagai berikut:

a)      Maksimum 40 halaman termasuk lampiran-lampiran

b)      Berupa hardcopy (dijilid rapi), dikumpulkan di sekretariat dan softcopy (DOC/DOCX dan PDF, dikumpulkan di ketua kelas)

c)      Objektif dan merupakan karya sendiri

d)      Font: Times New Roman dengan ukuran 12 dengan 1,5 spasi

e)      Jarak antar paragraph 1 spasi

f)       Hindari plagiasi (bagi yang melanggar akan dikenakan sanksi sesuai ketentuan).

7.      Penilaian:

Penilaian memperhatikan hal-hal sebagai berikut

a)      Kerapihan dan kemampuan menulis (jelas, singkat, menguasai teori) – bobot 40%

b)      Kesesuaian dengan tujuan (menjawab tujuan) dan ruang lingkup (kesesuaian strategi dan pengendalian proyek) – bobot 40%

c)      Kesesuaian dengan struktur penulisan – bobot 20%

Selamat bekerja dan semoga bermanfaat.

Artikel Terkait